La gestione documenti

Set 12, 2018

Quanto è importante la questione della dematerializzazione dei documenti per lo  studio notarile? Il sistema di gestione documenti, ovvero l’Electronic Document Management System (EDMS), consente di gestire, organizzare, condividere e archiviare file. In termini tecnici si parla di gestione documentale quando un’applicazione, lato server, si occupa di eseguire alcune operazioni massive sui documenti, catalogandoli e indicizzandoli.
La dematerializzazione dei documenti e dei processi dello studio notarile consente l’ottimizzazione delle modalità di comunicazione e d’interazione e può garantire la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti: dalla loro creazione, all’archiviazione fino alla conservazione a norma.

Il sistema di gestione documenti consente infatti di:

  • ridurre i volumi di carta stampata rispettando l’ambiente;
  • ridurre gli spazi di archiviazione;
  • ridurre i costi di gestione e snellire i processi interni;
  • rendere inalterabili i documenti (mai più sbiaditi, rovinati o macchiati);
  • rendere disponibili i documenti in qualsiasi luogo tramite una semplice connessione a internet.

Come gestire in modo facile la gestione e la dematerializzazione dei documenti cartacei?

SAPES ha ideato interfacce grafiche semplici, altamente intuitive, modulari e integrabili, che consentono la gestione completa di ogni tipo di documenti, accessibili da qualsiasi dispositivo, dal desktop di studio, al tablet fino allo smartphone. I sistemi di gestione documentale sono multi-formato e multi-sede. Inoltre, interagiscono con il sistema informativo esistente e dialogano con i database già utilizzati nello studio, diventando così il fulcro di tutti i processi documentali per lo studio notarile.

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